Wat u moet weten voordat u een evenement organiseert
Wat is een evenement
Een evenement is een activiteit waar mensen naartoe kunnen gaan voor plezier. Dit kan binnen of buiten zijn. Een privéfeest voor familie en vrienden is geen evenement, tenzij het invloed heeft op de openbare ruimte, het verkeer of de omgeving.
Sommige samenkomsten worden niet gezien als evenement. Bijvoorbeeld voorstellingen die worden gehouden in een daarvoor bestemd gebouw, uitgaansavonden in bestaande horecagelegenheden, voetbalwedstrijden of demonstraties.
Melding klein evenement
Valt uw evenement onder onderstaande voorwaarden? Dan heeft u geen vergunning nodig. U moet uw evenement minstens 4 weken van tevoren melden. Ga hiervoor naar Evenement melden of vergunning aanvragen.
- U organiseert het voor minder dan 250 personen.
- Er worden geen hoofdwegen afgesloten.
- Het is een 1-daags evenement en vindt plaats tussen 10.00 en 24.00 uur.
- Er wordt geen muziek (af)gespeeld voor 10.00 uur en na 23.00 uur. Of op zondag voor 13.00 uur.
- Er is voor de hulpdiensten een minimale rijstrook vrij van 3,5 meter breed en een doorrijhoogte van 4 meter.
- U plaatst niet meer dan 6 kleine objecten met een oppervlakte van minder dan 5m2 per object. En/of niet meer dan 2 grotere objecten van maximaal 25m2 per object.
- Omwonenden ontvangen informatie.
Vergunning evenement aanvragen
Voldoet uw evenement niet aan één van de voorwaarden voor een klein evenement? Dan moet u een vergunning aanvragen. Een evenementenvergunning vraagt u minstens 12 weken van tevoren aan.
Begin op tijd met uw melding of aanvraag
Als u een evenement wilt organiseren, dan moet u dit jaarlijks vóór 1 oktober aankondigen. U stuurt daarvoor een e-mail aan evenementen@velsen.nl. De hulpdiensten, gemeente en andere organisatoren kunnen dan rekening houden met uw evenement. Ook kan het zo op tijd ontdekt worden als uw evenement conflicteert met een ander evenement. Na uw aankondiging ontvangt u een brief met informatie over wat u moet regelen om het evenement te organiseren.
Wacht niet tot het laatste moment met uw aanvraag, omdat u de aanvraag misschien moet veranderen. Als daar geen tijd voor is, kan de aanvraag worden geweigerd.
Aanmelding evenementenkalender
In de gemeente Velsen worden veel evenementen georganiseerd. Organiseert u volgend jaar een evenement dat een vergunning vereist? Meld dit dan uiterlijk vóór 1 oktober van het voorafgaande jaar aan via evenementen@velsen.nl.
Waarom deze deadline? Evenementen kunnen een impact hebben op de omgeving en vereisen vaak extra inzet van hulpdiensten zoals de politie en brandweer. Door tijdige aanmelding kan de gemeente samen met de Veiligheidsregio beoordelen of het evenement inpasbaar is. De hulpdiensten en gemeente kunnen dan rekening houden met uw evenement.
Let op: het aanmelden van uw evenement voor de kalender betekent niet dat het automatisch mag plaatsvinden. U moet hiervoor altijd nog een evenementenvergunning aanvragen.
Waarom u een vergunning nodig heeft
Evenementen zijn leuk en goed voor de economie. Elk jaar komen er steeds meer evenementen bij. Maar evenementen trekken veel mensen en verkeer aan. Dat kan zorgen voor risico’s en overlast.
De burgemeester moet zorgen voor veiligheid bij evenementen. Daarom moet hij plannen kunnen beoordelen.
In uw aanvraag voor een vergunning laat u zien wat de gevolgen van uw evenement zijn. Denk aan risico’s voor de omgeving en het publiek. U legt ook uit wat u doet om het veilig, gezond en leefbaar te houden. Bijvoorbeeld: moeten hulpdiensten een andere route nemen? Zijn er extra parkeerplaatsen nodig? Of is er kans op geluidsoverlast voor de buren?
Als de plannen goed laten zien dat u met de risico’s omgaat, kan de burgemeester een vergunning geven. In de vergunning staat wat u wel en niet mag doen bij het organiseren van het evenement.
Opruimen van afval
Bij evenementen zijn de organisatoren verantwoordelijk voor het (laten) opruimen van het afval. De gemeente geeft een evenementenvergunning: in deze vergunning wordt de opruimingsplicht voor de organisatie geregeld.
Zo handelen wij uw melding of aanvraag af
Met uw aanvraag gebeurt het volgende:
- We registreren uw aanvraag en u ontvangt een ontvangstbevestiging
- U krijgt bericht over het verloop van uw aanvraag. Als uw aanvraag compleet is, wordt deze verzonden naar onze adviseurs.
- Als meer informatie nodig is, nemen wij contact met u op. U ontvangt hierbij een uiterste datum waarop u uw aanvraag kunt aanvullen. Hoeveel tijd u daarvoor krijgt is hangt af van de startdatum van uw evenement.
- Uw documenten worden gelezen en beoordeeld. De burgemeester besluit over uw aanvraag.
- Na deze termijn wordt het besluit gepubliceerd. Belanghebbenden krijgen de mogelijkheid op dit besluit te reageren voor het evenement begint.
Het kan zijn dat het wat langer duurt, als er bijvoorbeeld overleggen nodig zijn of uw aanvraag moet worden aangepast.
Voor evenementen met verhoogde veiligheidsaandacht duren de voorbereidingen langer. Er vinden dan ook overleggen plaats met bijvoorbeeld politie, veiligheidsregio, brandweer.
Contact
Voor meer informatie neemt u contact op met onze collega's van Evenementen via evenementen@velsen.nl of bel met 14 0255 (zonder kengetal) of 0255 567200.