Evenement melden of vergunning aanvragen

Wilt u een evenement organiseren? Daar komt best het een en ander bij kijken. Voordat u verder gaat. leest u eerst Wat u moet weten voordat u een evenement organiseert. U vindt daar belangrijke informatie over 

• Wanneer iets een evenement is.
• Waarom u soms een vergunning nodig heeft.
• Hoe lang van tevoren u iets moet melden of aanvragen.
• Wat er na uw melding of aanvraag gebeurt.

Klein evenement organiseren

Met een klein evenement bedoelen we bijvoorbeeld een buurtfeest, een straat barbeque, een sponsorloop, een wijkfeest. Aan welke voorwaarden uw evenement moet voldoen om door ons als klein evenement beoordeeld te worden, leest u bij de Voorwaarden. Kleine evenementen moet u melden.

4 weken van te voren

Belangrijk om te weten is dat u uw kleine evenement ten minste 4 weken van tevoren bij ons meldt. Dit kan online via het online formulier Evenementen organiseren.

Bij het melden van een evenement levert u het volgende document aan:

• Situatietekening/plattegrond.  Hierop geeft u in ieder geval informatie over: de locatie en begrenzing van het evenement (met wegafzettingen) en de plaatsing van bouwwerken en objecten (o.a. tenten, springkussens, tafels, stoelen, bbq's, podia) 

Evenementenvergunning aanvragen

U heeft een vergunning nodig voor evenementen die niet onder de voorwaarden van een melding vallen. Aan welke voorwaarden uw evenement moet voldoen om een vergunning aan te vragen leest u onder het kopje 'Voorwaarden’. Het aanvragen van een evenementenvergunning is verplicht.

12 weken van tevoren

Een aanvraag voor een evenementenvergunning doet u ten minste 12 weken van tevoren. Bij deze aanvraag levert u ook verschillende documenten en plannen in. Dit kan online via het online formulier Evenementen organiseren.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning levert u deze documenten aan:

• Situatietekening/plattegrond. Hierop geeft u in ieder geval informatie over: de locatie en begrenzing van het evenement (met wegafzettingen), de plaatsing van bouwwerken en objecten (o.a. tenten en podia), en indien van toepassing de nooduitgangen, geluidsboxen, EHBO, horeca en toiletten.  
• Draaiboek. Afhankelijk van de grootte en de aard van uw evenement, kan het draaiboek bestaan uit:  
  • Veiligheidsplan (format voor het invullen van het veiligheidsplan).
  • Gezondheidsplan.
  • Verkeersplan.
  • Milieuplan.
  • Tekeningen en berekeningen van constructies.

Voorbeelden voor het maken van een draaiboek en een veiligheidsplan:

• Richtlijnen Draaiboek
• Format minimaal veiligheidsplan

Meer informatie over het aanleveren van documenten en wat u daarin moet vermelden leest u op Belangrijke documenten bij uw melding of aanvraag.

Groot vergunningplichtig evenement

Organiseert u volgend jaar een (groot) vergunningsplichtig evenement? Kondig deze dan vóór 1 oktober het jaar voorafgaand aan het evenement door te mailen naar evenementen@velsen.nl. 

Uw aanmelding wordt dan meegenomen in de beoordeling van de evenementenkalender door de veiligheidsregio. Een groot evenement vraagt bijvoorbeeld extra inzet van politie, brandweer en GHOR/GGD. 

Let op! Een aanmelding voor de evenementenkalender betekent niet dat uw evenement kan plaats vinden! U heeft altijd een vergunning nodig. 

Alcohol schenken tijdens uw evenement

Bent u van plan om tijdens uw evenement alcohol te schenken? Dan heeft u een tapontheffing nodig (art. 35 Alcoholwet). Om een tapontheffing te krijgen moet u aan een aantal voorwaarden voldoen. Kijk hiervoor op onze pagina Tapontheffing. 
U kunt een tapontheffing aanvragen voor het schenken van alcohol vanaf 11:00 uur tijdens uw evenement. 

Het aanvragen van een tapontheffing kunt u via het aanvraagformulier van een evenementenvergunning doen of u kunt deze apart aanvragen op de pagina Tapontheffing.

Klein evenement melden

Wanneer is er sprake van een klein (meldingsplichtig) evenement:

• U organiseert het voor minder dan 250 personen.
• Er worden geen doorgaande wegen afgesloten.
• Het is een 1-daags evenement en vindt plaats tussen 10.00 en 24.00 uur.
• Er wordt geen muziek (af)gespeeld voor 10.00 uur en na 23.00 uur. Of op zondag voor 13.00 uur.
• Er is voor de hulpdiensten een minimale rijstrook vrij van 3,5 meter breed en een doorrijhoogte van 4 meter.
• U plaatst niet meer dan 6 kleine objecten met een oppervlakte van minder dan 5m2 per object. En niet meer dan 2 grotere objecten van maximaal 25m2 per object. De precieze voorwaarden staan in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Velsen 2024
• Omwonenden worden geïnformeerd.

U moet uw evenement 6 weken van tevoren aanmelden online formulier Evenementen organiseren.

Vergunning evenement aanvragen

Voldoet uw evenement niet aan één van de voorwaarden voor een klein evenement? Dan moet u een vergunning aanvragen. Bij het beoordelen van uw aanvraag voor een evenementenvergunning letten wij op de volgende punten:

• De ruimte en tijd die het evenement innemen en de mogelijke inzet van hulpdiensten
• Het verwachte aantal bezoekers
• Effect op het woonleefklimaat van de directe omgeving
• Past het evenement bij de locatie
• Bestaat er gevaar voor de openbare orde, gezondheid en veiligheid
• Hindert het evenement het verkeer

Klein evenement melden

Het doen van een melding is gratis.

Vergunning evenement aanvragen

Deze leges zijn door de gemeenteraad vastgesteld in Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijn, Hoofdstuk 2 Organiseren evenementen of markten, van de 

Verordening Leges 2025

Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (BSGR) regelt de betalingen van de leges voor de gemeente Velsen.

Voor meer informatie neemt u contact op met onze collega's van Evenementen via evenementen@velsen.nl of bel met 14 0255 (zonder kengetal) of 0255 567200.