Belangrijke documenten bij uw evenementen aanvraag of melding

U gaat een evenement organiseren. Daarvoor doet u een melding of een aanvraag om een evenementenvergunning. Een aanvraag bevat ten minste een volledig ingevuld aanvraagformulier. Dit wordt gebruikt als voorblad voor de aanvraag. Daarnaast moet u indienen:

Een toelichting op het evenement

Het aanvraagformulier alleen geeft geen volledig beeld. Wij vragen u daarom om in detail op te schrijven:

• Wat het evenement inhoudt.
• Wat het programma is.
• Welk publiek er naartoe komt.  
• Wat de gevolgen zijn voor de directe omgeving.  

Een situatietekening

Hulpdiensten moeten snel kunnen zien hoe ze het evenement en de omgeving kunnen bereiken in het geval van nood. Handhavers moeten ter plekke kunnen wat de terrein indeling is, die in de vergunning afgesproken is. Op de situatietekening of plattegrond laat u zien

• Waar het noorden is.
• Waar het evenement precies plaatsvindt.
• Wat er geplaatst wordt.
• Welke vluchtroutes er zijn.
• Welke route voor de hulpdiensten wordt vrijgehouden.

Wat verder nog gevraagd kan worden

Een veiligheidsplan

Voor sommige evenementen met veiligheidsrisico’s moet u een plan hebben. Dit plan is bedoeld om risico’s en incidenten beheersbaar te houden. Dat heet een veiligheidsplan. Evenementen zijn maatwerk, dus wat in een veiligheidsplan moet komen te staan hangt af van de aard, omvang en locatie van het evenement.  

Afspraak met evenementenregisseur maken

Maak voor u begint een afspraak voor een vooroverleg waarin u met de evenementenregisseurs bespreekt wat er in het plan moet komen te staat. Doe dit ruim voor de uiterlijke indieningstermijn voor uw vergunningaanvraag. Een afspraak maakt u door een mail te sturen naar evenementen@velsen.nl.

Zo moet u denken aan:

Een omschrijving van het evenement

• Wat is er te doen? Een tijdsschema of draaiboek met omschrijving van wat er wanneer gebeurt.
• Wie komen erop het evenement?  Een omschrijving van het type mens dat het evenement bezoekt en wat hen kenmerkt.
• Informatie over waar het evenement plaatsvindt en hoe deze locatie is ingericht. Een schriftelijke toelichting op de inrichtingstekening en de situatietekening.

Een risicoanalyse

• Een uitwerking van welke risico's er kunnen zijn tijdens het evenement. Wat kan er misgaan en wat zijn de gevolgen?  
• Een uitleg over wat u doet om deze risico's te voorkomen of kleiner te maken.

Een calamiteitenplan: een plan voor noodgevallen

In het calamiteitenplan legt u uit hoe u omgaat met grote incidenten die niet alleen door EHBO’ers of beveiligers opgelost kunnen worden. Zoals brand of paniek. In uw plan maakt u duidelijk:

• Wat de grootste risico’s voor dit evenement zijn.
• Wie van de organisatie dan de leiding neemt.
• Hoe zij ervoor zorgen dat de situatie weer veilig wordt.

In het calamiteitenplan staat ook:

• Wie er beslissingen mag nemen.
• Hoe er contact wordt gelegd met belangrijke hulpdiensten.
• Hoe mensen veilig het terrein kunnen verlaten (ontruimingsplan).

Een tentboek

Als u een tent of ander tijdelijk bouwwerk gebruikt, hebben wij bepaalde documenten nodig. Deze documenten kunt u meestal opvragen bij de leverancier van de tent of constructie.  

Dit levert u aan:  

Certificaat of bouwboek van de tent 

Dit is een officieel document waarin staat dat de tent veilig is.  

Tekening of schets van de constructie 

Hierin moet duidelijk zijn: 

• Hoe de constructie is opgebouwd, oftewel het constructieprincipe. 
• Welke materialen zijn gebruikt. Welke profielen en maten zijn toegepast.  
• Hoe de constructie vastzit aan de grond, bijvoorbeeld met ankers of ballast.  

Technische berekeningen  

In de berekeningen moet staan:  

• Welke normen zijn gebruikt, zoals 8020-41, 8020-51 of eurocodes.  
• Welke belastingen zijn meegerekend (zoals het gewicht van materialen en mensen).
• Wat de maximale windkracht is waarvoor de constructie geschikt is. En hoe dit wordt gemeten en wat er gebeurt als het te hard waait.  
• Dat de constructie sterk genoeg is voor deze belastingen.

Dit mag ook met informatie uit de catalogus van de leverancier. 

Registratie nummers bij kermisattracties

Als u kermisattracties wilt gebruiken tijdens uw evenement, moeten deze goedgekeurd zijn. Ze moeten geregistreerd staan in het landerlijke Register Attractietoestellen en Speeltoestellen (RAS).

Daarom vragen wij u om een situatietekening met een lijst van alle attracties die u gaat gebruiken. Daarop vermeld u:

• Naam van de attractie.
• Het nummer op de bijgevoegde situatietekening.
• Het RAS-registratienummer.

  Daarnaast kunnen meer vragen worden gesteld, bijvoorbeeld over veiligheid, verkeer, gezondheid of milieu.  

Wacht daarom niet tot het laatste moment om uw vergunning aan te vragen. Als er niet genoeg tijd is om de vragen te beantwoorden, kan uw aanvraag worden geweigerd. 

Contact

Contact

Voor meer informatie neemt u contact op met onze collega's van Evenementen via evenementen@velsen.nl of bel met 14 0255 (zonder kengetal) of 0255 567200.