Evenement organiseren

Wilt u een evenement organiseren? Meestal heeft u hier een vergunning voor nodig.

Kleine evenementen (meldingsplicht)

Voor kleine evenementen zoals een buurtbarbecue, een sponsorloop of een wijkfeest die voldoet aan alle meldingsvoorwaarden voor evenementen kan een melding voldoende zijn als het evenement voldoet aan alle voorwaarden.
De criteria voor deze melding staan onder het kopje ‘Voorwaarden’. Meld een evenement minstens 6 weken van tevoren aan via het online formulier.

Overige evenementen (vergunningsplichtig)

U heeft een vergunning nodig voor evenementen die niet onder de meldingsvoorwaarden vallen.
Meer informatie over een vergunningsplichtig evenement is te vinden onder het kopje ‘Voorwaarden’.
Voor vergunningsplichtige evenementen geldt dat minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement het online aanvraagformulier ingediend moet worden inclusief gevraagde planvorming.

Groot evenement

Organiseert u volgend jaar een groot evenement? Kondig deze dan vóór 1 oktober het jaar voorafgaand aan het evenement door te mailen naar evenementen@velsen.nl. Een groot evenement vraagt bijvoorbeeld extra inzet van politie, brandweer en GHOR/GGD.

Online evenementenloket

In het evenementenloket leest u alle informatie die belangrijk is bij het organiseren van evenementen.
Wilt u bijvoorbeeld weten wat u precies moet aanleveren bij de meldings- of vergunningsaanvraag? Alle relevante informatie is te vinden in het Evenementenloket.
Ga naar het Evenementenloket

Vul het online formulier Evenementen organiseren. Voor het aanvragen moet u in ieder geval deze documenten bij de hand hebben:

• Draaiboek op hoofdlijnen, met als bijlagen het veiligheidsplan, calamiteitenplan en programma
• Situatietekening, verkeersplan en routes
• Gezondheidsplan
• Constructieve berekening en tekening van bijvoorbeeld een tent / tribune / podium etc.

Op het aanvraagformulier staat een overzicht van de gegevens die u moet aanleveren. Houd er rekening mee dat u in ieder geval een plattegrond en draaiboek moet aanleveren.

Klein evenement

Wanneer is er sprake van een klein (meldingsplichtig) evenement:

• U organiseert het voor minder dan 500 personen
• Er worden geen doorgaande wegen afgesloten
• Het is een 1-daags evenement en vindt plaats tussen 10.00 en 24.00 uur
• Er wordt geen muziek (af)gespeeld voor 10.00 uur en na 23.00 uur. Of op zondag voor 13.00 uur
• Er is voor de hulpdiensten een minimale rijstrook vrij van 3,5 meter breed en een doorrijhoogte van 4 meter
• U plaatst niet meer dan 2 kleine objecten, bijvoorbeeld een partytent, springkussen, kraampje of podium. De precieze voorwaarden staan in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Velsen 2019 
• Omwonenden worden geïnformeerd.

U moet uw evenement 6 weken van tevoren aanmelden via het meldingsformulier.

Vergunningsplichtig evenement

Bij het beoordelen van uw aanvraag voor een evenementenvergunning letten wij op de volgende punten:

• de ruimte en tijd die het evenement innemen en de mogelijke inzet van hulpdiensten
• het verwachte aantal bezoekers
• effect op het woonleefklimaat van de directe omgeving
• past het evenement bij de locatie
• bestaat er gevaar voor de openbare orde, gezondheid en veiligheid
• hindert het evenement het verkeer

Daarom kan de gemeente vragen om:

• risicoanalyse
• veiligheidsplan
• verkeersplan
• milieuplan
• gezondheidsplan
• tekeningen en berekeningen van een tent en/of bouwkundig object.

Voor meer informatie neemt u contact op met Evenementen via evenementen@velsen.nl of via  +14 0255 (zonder kengetal) of 0255 567200.

Deze tarieven zijn door de gemeenteraad vastgesteld in de Verordening Leges 2023.

Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (BSGR) regelt de betalingen van de leges voor de gemeente Velsen.

Zie ook de Verordening Leges 2023 Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijn, Hoofdstuk 2 Organiseren evenementen of markten.

Voor meer informatie neemt u contact op met Evenementen via evenementen@velsen.nl of telefonisch via +14 0255 (zonder kengetal) of 0255 567200.