U bent beland in het evenementenloket. Hier vindt u informatie die belangrijk is bij het organiseren van evenementen. Is er iets nog niet helemaal duidelijk? Neem contact op met de afdeling Evenementen via evenementen@velsen.nl of via 0255-567400.

Terug naar Evenement organiseren

Een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Dit kan binnen of buiten zijn. Een besloten feest voor bijvoorbeeld familie en vrienden valt daar niet onder, tenzij het feest weerslag heeft op de openbare ruimte, verkeer en leefomgeving.

Sommige samenkomsten worden niet gezien als evenement. Bijvoorbeeld voorstellingen die worden gehouden in een daarvoor bestemd gebouw, uitgaansavonden in bestaande horecagelegenheden, voetbalwedstrijden of demonstraties.

Het begrip ‘evenement’ wordt ook uitgelegd in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

Voor kleine evenementen zoals een buurtbarbecue, een sponsorloop of wijkfeest voor minder dan 500 personen kan een melding voldoende zijn als het evenement voldoet aan de voorwaarden. De criteria voor deze melding staan bij Evenement organiseren onder het tabblad ‘Voorwaarden’. Meld een evenement minstens 6 weken van tevoren aan via het online formulier.

Een evenement melden is gratis.

Een evenementenvergunning vraagt u minstens 12 weken van tevoren aan via het online formulier. Lees in dit evenementenloket meer over waar uw aanvraag aan moet voldoen.

Melding klein evenement

Valt uw evenement onder onderstaande voorwaarden? Dan hebt u geen vergunning nodig maar moet u uw evenement vier weken van tevoren melden via dit formulier.

  • U organiseert het voor minder dan 500 personen
  • Er worden geen doorgaande wegen afgesloten
  • Het is een 1-daags evenement en vindt plaats tussen 10.00 en 24.00 uur
  • Er wordt geen muziek (af)gespeeld voor 10.00 uur en na 23.00 uur. Of op zondag voor 13.00 uur
  • Er is voor de hulpdiensten een minimale rijstrook vrij van 3,5 meter breed en een doorrijhoogte van
  • U plaatst niet meer dan 2 kleine objecten, bijvoorbeeld een partytent, springkussen, kraampje of podium.
  • Omwonenden worden geïnformeerd.

U moet uw evenement 6 weken van tevoren aanmelden via het online formulier.

Evenementenvergunning

Is uw evenement voor publiek toegankelijk en valt het niet onder de meldingsvoorwaarden? Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen.

Tapontheffing (artikel 35 Drank- en Horecawet)

Schenkt u alcoholhoudende dranken? Vraag dan minimaal vier weken van tevoren een tapontheffing aan. U hebt geen tapontheffing nodig als u een cateraar inhuurt, of als u het alcoholgebruik in besloten kring is (niet bedrijfsmatig). Meer informatie vindt u bij het product ‘Tapontheffing’.

Evenementen op het strand

Het is niet toegestaan om met gemotoriseerde voertuigen over het strand te rijden. Hier kan een ontheffing voor worden verleend door B&W. Er kan tot twee weken voor het evenement een aanvraag worden ingediend. Deze vindt u ‘Ontheffing voor rijden op het strand’.

Omgevingsvergunning planologische afwijking

Kijk voor u begint met plannen via ruimtelijkeplannen.nl in het bestemmingsplan van de locatie waar u organiseert. Als de locatie niet bestemd is als evenemententerrein moet u mogelijk een omgevingsvergunning aanvragen naast uw evenementenvergunning of -melding. Vraag deze minimaal 12 weken van tevoren aan.  Meer informatie over omgevingsvergunningen vindt u bij het product of krijgt u door te bellen naar Vergunningen via 0255 567400.

Melding brandveilig gebruik

Houdt u een evenement in een zaal of inrichting, die hier niet voor is ingericht? Dan moet u mogelijk een Melding Brandveilig gebruik doen. De indeling van uw evenement wordt dan gecontroleerd op brandveilig gebruik. Als u óók een evenementenvergunning nodig hebt, hoeft u niet ook een melding Brandveilig gebruik te doen.

De vergunningen of ontheffingen die u nodig hebt, hangen af van uw evenement. Zeker weten wat u moet regelen? Mail naar evenementen@velsen.nl of bel naar 0255 567400.

Evenementen zijn leuk, veelzijdig en goed voor de economie. Het aantal evenementen neemt dan ook jaarlijks snel toe. De grote aantrekkingskracht die evenementen hebben op publiek en verkeer kan risico’s en overlast met zich meebrengen.

De burgemeester heeft de taak om toezicht te houden op veiligheid tijdens openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Hij moet dit plan dus kunnen beoordelen.

In het vergunningenproces toont u aan wat voorzienbare gevolgen en risico’s van uw evenement zijn voor omgeving en publiek, en wat u doet om veiligheid, gezondheid en leefbaarheid te waarborgen. Zo moeten hulpdiensten door uw evenement misschien een andere route rijden, zijn er meer parkeerplekken nodig of kan het zijn dat uw buren overlast gaan ervaren door muziek.

Als uit de plannen blijkt dat goed wordt omgegaan met redelijk voorzienbare risico’s kan de burgemeester vergunning verlenen voor het evenement. In de vergunning staan kaders waarbinnen georganiseerd moet worden.

Evenement zonder entreekosten (2020)

Aantal bezoekers/deelnemers

Kosten

Tot 500

€      31,00

500 - 2. 500

€      98,50

2500 - 5.000

€    350,00

5.000 – 10.000

€    722,60

10.000 - 15.000

€ 1.445,35

15.000 – 25.000

€ 2.500,00

25.000 of meer

€ 5.758,50

 

Evenement met entreekosten (2020)

Aantal bezoekers/deelnemers

Kosten

Tot 500

€      31,00

500 - 2.500

€      98,50

2.500 - 5.000

€    550,00

5.000 – 10.000

€ 1.193,95

10.000 – 15.000

€ 2.409,00

15.000 - 25.000

€ 5.758,50

25.000 of meer

€ 9.636,70

Als u een evenement wilt organiseren, dan moet u dit jaarlijks vóór 1 oktober aankondigen met via evenementen@velsen.nl. De hulpdiensten, gemeente en andere organisatoren kunnen dan rekening houden met uw evenement. Ook kan het zo op tijd ontdekt worden als uw evenement conflicteert met een ander evenement. Na uw aankondiging ontvangt u een brief met informatie over wat u moet regelen om het evenement te kunnen organiseren.

Wilt u een melding doen van een klein evenement? Doe dit dan minimaal 6 weken voor het evenement.

Wilt u een vergunning aanvragen? U moet de vergunningaanvraag met bijlagen minstens 12 weken voor het evenement aanvragen.

Wacht niet tot het laatste moment met uw aanvraag, omdat u de aanvraag misschien moet veranderen. Als daar geen tijd voor is, kan de aanvraag worden geweigerd.

Meer weten? Neem contact op met Evenementen via evenementen@velsen.nl of via 0255 567400.

Een volledige aanvraag bevat ten minste een ingevuld aanvraagformulier. Dit wordt gebruikt als voorblad voor de aanvraag, maar is nog niet alles. Daarnaast moet u indienen:

Een toelichting op het evenement

Het aanvraagformulier alleen geeft een onvolledig beeld. Daarom wordt u gevraagd in wat meer detail uit te schrijven wat het evenement inhoudt (met programma) en welk publiek er naartoe komt. Geef in deze toelichting aan wat gevolgen zijn van uw evenement voor de directe omgeving.

Een situatietekening

Hulpdiensten moeten snel kunnen zien hoe ze het evenement en de omgeving kunnen bereiken in het geval van nood. Handhavers moeten ter plekke kunnen zien wat de vergunde terrein indeling is. Daarom moet op een plattegrond met noordpijl worden aangegeven waar het evenement plaatsvindt, wat er wordt geplaatst, wat de vluchtroutes zijn en welke aanrijdroutes vrij zijn voor hulpdiensten.

Een inrichtingstekening op schaal

Vindt het evenement plaats in een met hekken gesloten plaats of tent? Dan moet naast de situatietekening een inrichtingstekening worden ingestuurd. Deze tekening moet voldoen aan vereisten in het kader van brandveiligheid. Zie hiervoor het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen.

Is dat alles?

Nee.
Er kunnen meer vragen worden gesteld, bijvoorbeeld over veiligheid, verkeer, gezondheid of milieu. Zie “Ik ben gevraagd om een veiligheidsplan, wat nu?”.

Wacht daarom niet tot het laatste moment om uw vergunning aan te vragen. Als er niet genoeg tijd is om de vragen te beantwoorden, kan uw aanvraag worden geweigerd.

Voor sommige evenementen met veiligheidsrisico’s moet u een plan hebben om risico’s en incidenten beheersbaar te houden. Dat heet een veiligheidsplan. Evenementen zijn maatwerk, dus wat in een veiligheidsplan moet komen te staan hangt af van de aard, omvang en locatie van het evenement. Maak voor u begint een afspraak voor een vooroverleg waarin u met de evenementenregisseurs bespreekt wat er in het plan moet komen te staat. Doe dit ruim voor de uiterlijke indieningstermijn voor uw vergunningaanvraag.

Zo moet u denken aan:

Een omschrijving van het evenement

  • Informatie over de activiteiten. Een tijdsschema/draaiboek met omschrijving van alle activiteiten
  • Informatie over het publiek. Een omschrijving van het type mens dat het evenement bezoekt en wat hen kenmerkt
  • Informatie over de evenementlocatie en inrichting. Een schriftelijke toelichting op de inrichtings- en situatietekening.

Een risicoanalyse

  • Een uitwerking van voorzienbare risico’s en gevolgen van het evenement
  • Een toelichting op deze risico’s met wat er wordt gedaan om deze te voorkomen of reduceren/beheersbaar te maken.

Een calamiteitenplan

  • Een uitwerking van hoe er wordt gereageerd op risico’s met een hoge impact
  • Een plan of overzicht met informatie over hoe met incidenten wordt omgegaan die de verantwoordelijkheid van EHBO-ers en beveiligers overstijgt
  • Maak duidelijk: wat zijn voor het evenement kritieke omstandigheden? Wie van de organisatie handelt op deze momenten? Hoe zorgen deze personen ervoor dat de situatie zo snel mogelijk weer beheersbaar is?
  • Uit het calamiteitenplan moet duidelijk worden wie er beslissingsbevoegd is en op welke manier contact wordt gelegd met partijen die belangrijk zijn bij calamiteiten. Ook moet de ontruimingsstrategie worden uitgewerkt.

Er wordt momenteel gewerkt aan een format voor een veiligheidsplan. Zodra deze beschikbaar is kunt u deze vinden in dit format vinden onder ‘hulpmiddelen’.

De evenementenkalender is een overzicht van alle evenementen die zijn aangekondigd of aangevraagd voor 2019. U kunt informatie hierover opvragen bij Evenementen via evenementen@velsen.nl of via 0255 0567400.

Wilt u uw evenement plaatsen op de evenementenkalender? Geef dit dan aan via evenementen@velsen.nl. U reserveert hier mee geen datum en locatie, maar er wordt door de gemeente en hulpdiensten rekening gehouden met uw evenement. Let op: dit is niet hetzelfde als een melding evenementen of een aanvraag voor een evenementenvergunning.

Met uw aanvraag gebeurt het volgende:

  1. We registreren uw aanvraag en u ontvangt een ontvangstbevestiging
  2. U krijgt bericht over het verloop van uw aanvraag. Als uw aanvraag compleet is, wordt deze verzonden naar adviseurs.
  3. Als meer informatie nodig is, ontvangt u hiervan een brief. U krijgt twee weken om de aanvraag aan te vullen.
  4. De documenten worden gelezen en beoordeeld. De burgemeester besluit over uw aanvraag.
  5. Na deze termijn wordt het besluit gepubliceerd. Belanghebbenden krijgen de mogelijkheid op dit besluit te reageren voor het evenement begint.

Het kan zijn dat het wat langer duurt, als er bijvoorbeeld overleggen nodig zijn of uw aanvraag moet worden aangepast.
Voor evenementen met verhoogde veiligheidsaandacht duren de voorbereidingen langer. Er vinden dan ook multidisciplinaire overleggen plaats.

Aan sommige evenementen kent Gemeente Velsen subsidie toe. Bijvoorbeeld voor sport- en cultuurevenementen.
Wilt u weten of u in aanmerking komt voor een subsidie, hoe u deze aan moet vragen en wat de subsidie bedraagt? Raadpleeg de Subsidieregeling sociaal domein Velsen (2018). Een subsidieverzoek voor sport gerelateerde zaken kunnen verstuurd worden naar de afdeling Sportzaken of sportloketvelsen.nl t.a.v. mevr. A. Oostwouder. Neem voor cultuur gerelateerde zaken contact op met afdeling Sociaal Domein, t.a.v. mevr. E. de Jong. 

Laat u goed informeren als u een evenement organiseert, en schakel indien noodzakelijk een adviseur of producent in. Helaas kan de gemeente u geen inhoudelijke begeleiding bieden bij het opstellen van uw plannen.

Onderstaande hulpmiddelen helpen u in de richting van een veilig, gezond en succesvol evenement.

Er wordt momenteel gewerkt aan een format voor een veiligheidsplan. Zodra deze beschikbaar is kunt u deze hier vinden.

Hebt u zelf voorbeelden of informatie die u graag met andere organisatoren wilt delen? Laat dit dan weten via evenementen@velsen.nl.