Voor publiek toegankelijke evenementen, die in de openbare ruimte worden gehouden zoals bijvoorbeeld muziekevenementen, rommelmarkten en sportevenementen is vergunning nodig. Voor kleine evenementen zoals een buurtbarbecue, een sponsorloop of wijkfeest kan een melding voldoende zijn, mits het evenement voldoet aan de hiervoor opgestelde criteria.

Wanneer u een openbaar muziekevenement organiseert in een bestaande (horeca) locatie kan ook een evenementenvergunning nodig zijn. Neemt u in dit geval tijdig contact op met het team evenementen zodat zij u goed kunnen informeren.

Het is van belang dat evenementen veilig en zonder problemen kunnen plaatsvinden. De maatregelen die hiervoor genomen moeten worden staan vermeld in de evenementenvergunning.

Andere benodigde vergunningen of ontheffingen

Voor een evenement kunnen er naast de evenementenvergunning ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Zoals: een melding voor het voldoen aan de  brandveiligheidsvoorschriften; een omgevingsvergunning strijdig planologisch gebruik; een ontheffing voor de verstrekking van zwak alcoholische dranken, een aanstellingsbesluit voor evenementen verkeersregelaars en een vrijstelling van geluidsnormen in een instelling
Zie voor meer informatie: ’Bijzonderheden’.

Aanvraagformulieren

U vindt het formulier voor de melding, de aanvraagformulieren voor de vergunningen en/of ontheffingen onder het tabblad ’Aanvragen’.

Promotie

Om uw evenement goed te kunnen promoten is het raadzaam uw gegevens (naam evenement, korte omschrijving, datum, tijd, website, beeldmateriaal) van uw evenement te mailen naar promotie@velsen.nl. Uw evenement kan dan opgenomen worden op de diverse evenementenkalenders en de websites.

Check ook 'Evenementen promoten' voor meer informatie over de voorwaarden van het gebruik van bijvoorbeeld de displays binnen de gemeente.

Beleid & Wetgeving

Dit product is gebaseerd op landelijke wetgeving en/of plaatselijk beleid

Plaatselijke verordeningen:

Wetgeving:

wetten.overheid.nl

Een aanvraag voor een evenementenvergunning moet u uiterlijk 8 weken vóór de datum van het evenement indienen. Er kan voor bijzondere en/of periodiek terugkerende evenementen van deze termijn worden afgeweken. Voor grote en nieuwe evenementen is al gauw een langere termijn nodig. Zie https://www.velsen.nl/aanmelding-evenementen-2018-v-r-15-oktober

Schriftelijk aanvragen

Download het aanvraagformulier en vul dit volledig in en onderteken het.
U kunt het formulier tijdens kantooruren ook telefonisch aanvragen (het wordt u dan toegestuurd) of ophalen bij het Klant Contact Centrum in het stadhuis.

Kijk bij de 'Voorwaarden' of u kunt volstaan met een melding!

Stuur het aanvraagformulier met plattegrond en eventuele andere bijlagen die van belang kunnen zijn (zoals een veiligheidsplan) naar:

Gemeente Velsen,
Afdeling Publiekzaken
Postbus 465,
1970 AL IJmuiden
E-mail: info@velsen.nl t.a.v. Team Evenementen

of geef het af bij het Klant Contact Centrum in het gemeentehuis.

Deze tarieven zijn door de gemeenteraad vastgesteld in de

Tarieven leges 2018:

Wanneer er géén entree wordt geheven                                  

  • tot 500 bezoekers/deelnemers                                   €     29,70
  • 500 tot 5000 bezoekers/deelnemers                          €     94,20
  • 5.000 tot 10.000 bezoekers/deelnemers                    €    690,85
  • 10.000 tot 25.000 bezoekers/deelnemers                  € 1.381,80
  • 25.000 of meer bezoekers/deelnemers                      € 5.531,00

Wanneer er entree wordt geheven

  • tot 500 bezoekers/deelnemers                                    €     29,70
  • 500 tot 5000 bezoekers/deelnemers                           €     94,20
  • 5.000 tot 10.000 bezoekers/deelnemers                     € 1.141,45
  • 10.000 tot 25.000 bezoekers/deelnemers                   € 2.303,05
  • 25.000 of meer bezoekers/deelnemers                       € 9.212,80

Deze tarieven zijn door de gemeenteraad vastgesteld in de Verordening op de heffing en invordering van leges 2018.

De gemeente beoordeelt een aanvraag voor een evenementenvergunning op de volgende punten:

  • openbare orde
  • openbare veiligheid
  • volksgezondheid
  • bescherming van het milieu

Daarom kan de gemeente de aanvrager verzoeken een of enkele van de volgende plannen in te dienen:

Bij grote evenementen zijn deze plannen zonder meer vereist, evenals een plattegrond van het terrein.

Richtlijnen voor het opstellen van een draaiboek waarin de plannen zijn opgenomen treft u aan bij het tabblad ‘aanvragen’

Wanneer is er sprake van een klein evenement en is een melding voldoende?

  • Er worden minder dan 500 bezoekers/deelnemers verwacht;
  • Er worden geen doorgaande wegen afgesloten in verband met het te organiseren evenement;
  • Het evenement omvat niet meer dan 2 straten;
  • Het betreft een eendaags evenement en het evenement vindt plaats tussen 10.00 en 24.00 uur;
  • Er wordt geen muziek ten gehore gebracht vóór 10.00 uur en na 23.00 uur en op zondag niet vóór 13.00 uur;
  • Er is voor de hulpdiensten een minimale rijstrook vrij van 3,5 meter breed en een doorrijhoogte van 4 meter. Op deze rijstrook mogen geen obstakels staan met uitzondering van afzethekken die direct met de hand verwijderbaar zijn;
  • Er worden geen of slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10m2 per object en niet meer dan 2 objecten per straat (bijvoorbeeld kleine partytent, springkussen, kraampje, podium, enz.. U dient hierbij rekening te houden met de minimale vrije rijstrook;
  • De omwonenden worden geïnformeerd.

Voorwaarden verkeersregelaars:

Bij sommige evenementen moeten verkeersregelaars worden ingezet. Bijvoorbeeld bij oversteekplaatsen voor voetgangers en fietsers, gevaarlijke kruisingen of toegangswegen naar het evenemententerrein en de parkeerterreinen. De verkeersregelaars moeten officieel gecertificeerd zijn conform de landelijke Regeling Verkeersregelaars. De gemeente Velsen moet verkeersregelaars officieel toestemming verlenen door een ‘aanstellingsbesluit verkeersregelaar evenementen’ af te geven aan de organisator. Daartoe moet de kandidaat verkeersregelaar eerst een instructie via E-learning volgen.

Meer informatie

Op de site van SVNL staat informatie over de instructie: www.verkeersregelaarsexamen.nl.

Waar u - indien van toepassing - ook aan moet denken:

  • Het houden van evenementen is alleen toegestaan op locaties waar het bestemmingsplan bepaalt dat dit mogelijk is. Indien dit niet in het bestemmingsplan is geregeld heeft u ook een vergunning nodig voor planologisch strijdig gebruik. – verwijzing naar https://www.velsen.nl/producten/strijdig-planologisch-gebruik-voorheen-ontheffing-bestemmingsplan-projectbesluit
  • Brandveiligheid bij evenementen geregeld in een gebruiksvergunning;
  • Brandveiligheid bij evenementen gewijzigd per 1 januari 2018
    Per 1 januari 2018 is het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop) in werking getreden. Dit besluit vervangt de gemeentelijke Brandveiligheidsverordening die brandveiligheidsvoorschriften bevatte voor het brandveilig gebruik van een plaats tijdens een evenement.
    Voor het organiseren van een evenement moet de organisator een melding of een vergunning in het kader van de Algemene Plaatselijke verordening (APV) indienen.
    Als voor een evenement een evenementenvergunning is vereist, dan moet uw evenement ook aan de brandveiligheidsvoorschriften voldoen.
    Vanaf 1 januari 2018 moeten, bij de indiening van de aanvraag evenementenvergunning, ook de gegevens zoals gevraagd in het Bbgbop worden aangeleverd om de brandveiligheid te beoordelen.
    Maar ook als het evenement niet vergunningsplichtig is volgens de APV kan het zijn dat u verplicht bent een gebruiksmelding in te dienen.

    Wanneer  is een gebruiksmelding verplicht?
    De gebruiksmeldingsplicht is van toepassing als:

    a.  in een verblijfsruimte op die plaats bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf wordt verschaft aan meer dan 10 personen;
    b. in een verblijfsruimte op die plaats verzorging wordt geboden aan:
        1°. meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar, of
        2°. meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen.
    c. een verblijfsruimte op die plaats is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, of
    d. toepassing is gegeven aan artikel 1.4 in verband met een in hoofdstuk 3 tot en met 5 gegeven voorschrift.

    Als één of meer van de bovenstaande situaties van toepassing is, dan moet u een gebruiksmelding indienen ook indien het evenement niet vergunningsplichtig is volgens de APV.

    De termijn voor het indienen van (alleen) een gebruiksmelding  is ten minste vier weken voor aanvang van het evenement.

    Indieningsvereisten
    Bij het aanvraagformulier voor de evenementenvergunning of de gebruiksmelding moeten tekeningen worden aangeleverd.  Aan deze tekeningen zijn de volgende indieningsvereisten gesteld.
    a. een situatieschets met noordpijl;
    b. een plattegrond met een maat- of schaalaanduiding, die de objecten, groter dan 25m2, op die plaats bevat.
    Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:
    a. de voor personen beschikbare oppervlakte;
    b. de gebruiksbestemming;
    c. de opstelling van inventaris en van de in artikel 5.5 bedoelde inrichtingselementen, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:
    1°. brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
    2°. vluchtroutes;
    3°. draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16;
    4°. nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;
    5°. vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15;
    6°. noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3;
    7°. brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20, en
    8°. brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24.

    De aanduidingen zijn conform NEN 1413, indien deze norm daarin voorziet.

    Meldingsformulier
    Een gebruiksmelding wordt ingediend op het op de website beschikbaar gestelde formulier
    Een voorbeeld van een meldingsformulier kunt u vinden met onderstaande link.

    https://www.rijksoverheid.nl/documenten/formulieren/2017/12/19/meldingsformulier-brandveilig-gebruik-en-basishulpverlening-overige-plaatsen

  • Ontheffing op verbod tot schenken van zwak alcoholische dranken (art. 35);
  • Ontheffing geluidsnormen in een instelling; voor het ten gehore brengen van versterkte muziek dient u in het bezit te zijn van een vrijstelling van de geluidsnormen.
    Deze "ontheffing geluidsnormen" kunt u, uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement aanvragen. Het formulier dient u in bij de
    Omgevingsdienst IJmond,
    Postbus 325,
    1940 AH Beverwijk
    of mailen naar info@odijmond.nl
  • Van evenementen op het strand moet u een melding doen bij Rijkswaterstaat Waterdistrict Noord-Holland; via www.waterwet.nl
  • Ontheffing voor rijden op het strand; door het invullen van dit aanvraagformulier.
  • Gebruik van Electra; hiervoor kunt u dit formulier invullen.
  • Wanneer u gebruik wilt maken van afzethekken van de gemeente dan moet u uiterlijk 2 weken voor aanvang van het evenement een verzoek sturen naar: borevenementen@velsen.nl

Postadres:

Gemeente Velsen,
Postbus 465
1970 AL IJmuiden

Bezoekadres:

Klant Contact Centrum
Dudokplein 1
IJmuiden

Openingstijden: Op werkdagen van 08.00 tot 17.00 uur; op donderdag tot 20.00 uur

Telefoon: Klant Contact Centrum: 0255-567200 of 14 0255
Bereikbaar op werkdagen van 08.30 tot 17.00 uur
E-mail:  contactformulier
Website: www.velsen.nl